چهارشنبه ۴ مرداد ۱۳۹۶
www.mokrian.ir

  • تاریخ: پنج شنبه, ۲۲ تیر ۱۳۹۶ / ساعت ۲۱:۵۴:۳۷
  • شناسه خبر: 726

اندر حکایت پشت در ماندن ارباب رجوع در برخی ادارات

مُکریان؛ چند سال قبل براي يك طرح ساده تجاري به يكي از ادارات شهرستان مراجعه كردم ،پس از راهنمايي يكي از كاركنان در خصوص مراحل و روند كار ، در اولين قدم لازم بود،دستور مدير اداره را براي ادامه كار اخذ نمايم،درمراجعه نخستين جهت اقدام مربوطه به اتاق منشي مدير با جمله آشنايي “جناب مدير […]

مُکریان؛ چند سال قبل براي يك طرح ساده تجاري به يكي از ادارات شهرستان مراجعه كردم ،پس از راهنمايي يكي از كاركنان در خصوص مراحل و روند كار ، در اولين قدم لازم بود،دستور مدير اداره را براي ادامه كار اخذ نمايم،درمراجعه نخستين جهت اقدام مربوطه به اتاق منشي مدير با جمله آشنايي “جناب مدير جلسه دارند فردا تشريف بياوريد”، مواجه شدم.
اين مراجعه و اين پاسخ چند بار تكرار شد تا نهايتاً دستور مربوطه كه كسب تكليف از مقام مافوق بود،صادر شد.
اگر اقرار كنم كه عين همين مراجعات و ماندن پشت درهاي بسته مديرعامل تكرار شد سخن گزافي نگفته ام.

كافي است، شما هم چند بار به ادارات سر زده باشيد،اگر در اولين برخورد پشت در اتاق جلسات گير نكرده باشيد،شانس آورده ايد،اين انتظار يك امر طبيعي است و ممكن است بار دوم و سوم و دفعات بعد نيز به كرات پشت اين درهاي بسته منتظر بمانيد.

يك تحقيق ميداني ، ميزان انتظار ارباب رجوع در پشت درهاي جلسات ادارات را ٣٣٪‏ يعني از هر سه بار مراجعه يك بار نشان داده است،اگر به اين موارد وقت نهار و استراحت و نماز و ساير حقوق قانوني طرف مانند مرخصي هاي ساعتي و روزانه و يا ماموريت ها را نيز بيافزايم ،آمار بطور خيره كننده اي بالا مي رود،مگر نه اينكه هدف از پشت ميز نشيني خدمت و رفع و فتق امورات ارباب روجوع است؟

ميزان باز دهي كم ادارات در امورات محوله و مفيدسنجي اوقات كاري و به عبارت ديگر تعيين ميزان بهروي در آمار غير رسمي كاركنان اداري از ٧/٥ ساعت كار موظفي به تنها چند ده دقيقه بارها و بارها صداي مسئولين و متوليان رده بالاي مديريت كشور را نيز در آورده است.
اگرچه اين كاهش بهروري را بايد در عواملي متعدد مانند فربه بودن بدنه دولت و مازاد بودن نيروهاي متعدد در اين بدنه و عوامل متعدد ديگري جستجو كرد،اما بحث پشت در ماني ارباب رجوع به علت جلسات متعدد در سازمان هاي دولتي و ادارات را بايد از زاويه اي ديگر بررسي كرد.

جلسات متعدد سازماني را اگرچه از يك ديدگاه و با تاكيد بر خرد جمعي،بايد به فال نيك گرفت اما از طرف ديگر عدم تاثيرگذاري اين جلسات در تصميم گيري هاي سازماني حكايت از صوري بودن و به تبع آن غير ضروري بودن اين دست جلسات دارد بطو ريكه به نظر قريب به اتفاق خود حاضرين در جلسات ، خروجي اين دست نشست ها غالباً فقط به يك صورتجلسه بايگاني شده ختم مي شود.
صورتجلساتي كه هيچگاه بازخواني و عملياتي نمي شوند و با توجه به ماهيت تك فكري و مشورت ناپذيري سازماني ، چكيده و برآيند فكر جمعي نيز تلقي نمي گردند.
با اين اوصاف به نظر مي رسد با دو هدف اصلي:

١-تكريم ارباب رجوع و كم كردن زمان انتظار در پشت در مديران
٢-ايجاد خروجي هاي ثمربخش و مصوبات اجرائي

ضرورت دارد سازمانها و ادارات ضمن محدود كردن جلسات و موكول كردن زمان اين نشست ها به ساعات غير اداري با هماهنگي هاي لازم در دعوت نخبگان و متخصصان واقعي و اصلي موضوعات جلسه در به ثمر رساندن تصميمات عقلايي و استراتژيك اهتمام بورزند،اين اقدامات ميسر نمي شود مگر با نهادينه كردن تخصص گرايي عقلايي و ايجاد روحيه مشاركت پذيري و توسعه تفكر استفاده از ظرفيت خرد جمعي در راستاي بهره وري جلسات هم انديشي و جلوگيري از نهادينه شدن تصميم گيري هاي متمركز و قطع صداي تك بعدي از مراكز تصميم ساز.
بدون شك كم كردن زمان انتظار پشت در ماندن ارباب رجوع را بايد، علاوه نقش موثر اخلاقي در تكريم اين افراد ،عامل ايجادنشاط سازماني و افزايش بهره وري كاري كه از فاكتورهاي اصلي سنجش موفقيت سازماني قلمداد مي گردد، به حساب آورد.

ماردین سید احمدی

انتهای پیام/ ی



گفتگو